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Cómo mejorar los procesos de onboarding

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¿Las nuevas incorporaciones han firmado toda la documentación laboral en los plazos requeridos? ¿Se ha realizado una sesión de bienvenida y entregado el material necesario para desempeñar sus funciones? ¿Se ha visitado las instalaciones de la empresa y presentado a los equipos? ¿Cómo se han llevado a cabo todas estas acciones durante los meses de confinamiento y teletrabajo?

Éstas son solo alguna de las preguntas que formarían parte de un check list para determinar si hemos realizado correctamente el onboarding de los nuevos profesionales que se incorporan a nuestra organización. Pero, empecemos por el principio: ¿qué se entiende por onboarding?

Llamamos onboarding al proceso durante el cual los nuevos trabajadores se incorporan a la organización y llegan a conocer la empresa y su cultura corporativa, su puesto y responsabilidades, beneficios laborales y herramientas para el desempeño de su puesto, así como a los equipos con los que compartirá su día a día. El periodo de onboarding o welcome no tiene una duración estándar. Puede llevar desde dos o tres meses hasta llegar a durar doce meses si la empresa así lo considera oportuno.

Se trata de una iniciativa liderada por el área de Gestión de Personas en la que participarán diversas áreas, desde Sistemas hasta Marketing y Comunicación, dependiendo de la profundidad de la misma. En definitiva, el objetivo es dar la bienvenida al nuevo miembro del equipo para que se sienta desde los primeros momentos como uno más de la organización, sentar las bases de las expectativas sobre su responsabilidad y reducir al máximo la incertidumbre y estrés que puede provocar un cambio de trabajo.

Pequeños detalles que bien planificados pueden suponer mejorar la fidelización del nuevo talento (+82%), como indica un informe de Glassdor. Mientras que, por el contrario, un mal proceso de onboarding puede provocar el abandono de la empresa. Según un estudio realizado por New Process Bliss, 5 de cada 10 empleados dejan el proyecto por una mala experiencia en el proceso de onboarding. De ellos, un 7% renuncian el primer día y un 15% la primera semana.

Momentos claves del onboarding

Pre onboarding

La bienvenida del nuevo profesional empieza en el mismo momento que acepta la oferta laboral. Esta decisión desencadena una serie de documentación laboral que la empresa debe enviar al nuevo empleado para su aceptación y firma. De cómo se realicen estas gestiones, tanto desde el puesto de vista de la atención personalizada por parte del responsable de Gestión de Personas, como desde el punto de vista de las herramientas utilizadas, depende la primera impresión sobre la cultura corporativa y la empresa en su conjunto. ¿Amigable, innovadora, confiable? Todo depende de esos primeros trámites a los que veces no se da la importancia debida.

Primer día

¿Quién no recuerda el primer de trabajo en la empresa en la que tanto deseaba incorporarse? Un correo electrónico o llamada telefónica del departamento de Gestión de Personas o del propio responsable del nuevo trabajador habrá notificado previamente el día y la hora en la que debe incorporarse. Así como de toda la información relevante sobre la dirección y los accesos. Una vez en la oficina, la persona responsable será la encargada de las presentaciones, entrega de material necesario, recorrido por las instalaciones… Identificación, cuenta de correo, ordenador configurado, accesos a repositorios, claves… Todo tiene que estar listo. La acogida de los nuevos compañeros completará un primer día para el recuerdo.

Onboarding continúo

Las primeras semanas son esenciales para un onboarding que, como hemos comentado anteriormente, tendrá una duración variable dependiendo de la empresa. Sesiones con los equipos de trabajo y otros departamentos irán informando al nuevo empleado sobre el organigrama, la información relevante de la empresa y de los proyectos en los que debe participar. La comunicación directa y fluida es esencial para que todo funcione. También es vital una labor de escucha activa del departamento de RRHH para un seguimiento continuo para detectar las necesidades que puedan surgir.

¿Y qué ocurre con el onboarding en la era del teletrabajo y los entornos híbridos?

En la era del teletrabajo, impulsado por los años de pandemia, los departamentos de Gestión de Personas han debido adaptarse a la creciente demanda de los profesionales de trabajar dónde y cuándo decidan. Entornos de trabajo híbrido con horarios flexibles y conexiones en remoto han acuciado la necesidad de contar con protocolos y herramientas distintas a las tradicionales.

El pack de bienvenida ahora se envía por mensajero al domicilio del nuevo trabajador. La primera visita a la oficina se ha sustituido por un tour virtual o videoconferencias con todo el equipo. Y la firma manual del contrato laboral y toda la documentación anexa se hace más rápida y segura con soluciones de productividad como Hire & Sign by Squarepoint, que incorpora la firma electrónica de Signaturit.

Una solución de gestión y firma de documentación laboral que tiene especial sentido en empresas con alto grado de rotación y estacionalidad, oficinas dispersas geográficamente o plantillas numerosas. La concentración de altas y bajas en cortos periodos de tiempo y la masividad hace que los procesos de onboarding analógicos o manuales necesiten de herramientas que faciliten la tarea a los responsables de Capital Humano y puedan dedicar su tiempo a gestionar personas, no papeles.

Mejora continúa

Sea cual sea el proceso de onboarding que tenga tu organización, la mejor opción es obtener feed back continúo para ir mejorando poco a poco. La confianza y la comunicación son claves a la hora de gestionar equipos, muy especialmente en remoto, y toda información será muy valiosa para terminar de perfilar nuestro employee journey. Esto ayudará a que cada día los nuevos profesionales se encuentren más orientados y acompañados en sus primeras semanas en la organización.

Por otro lado, debemos recordar que otro momento clave dentro de las organizaciones, y más delicado aún si cabe, es el offboarding. La salida del profesional, ya sea debido a la temporalidad o alta rotación del puesto de trabajo como a otras causas, también activa un protocolo que debe estar previamente establecido para no dar lugar a roces y situaciones desagradables innecesarias. La documentación masiva asociada al fin de contratos laborales también podrá ser gestionada y firmada por Hire & Sign by Squarepoint, como hablaremos en futuros posts.

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