Aunque la obligación empresarial de informar por escrito a las personas trabajadoras sobre los elementos esenciales de la relación laboral ya existía en nuestro ordenamiento, el nuevo real decreto amplía significativamente el contenido de dicha información, concreta los plazos de entrega y refuerza la necesidad de acreditar documentalmente su cumplimiento.
A partir de su entrada en vigor el 5 de octubre de 2026, las empresas afrontan un nuevo escenario en materia de obligaciones legales de contratación laboral. Ya no solo resulta necesario cumplir con las obligaciones sustantivas vinculadas a la contratación, sino también garantizar que las condiciones de trabajo se comunican de forma clara, completa y en los plazos establecidos, disponiendo además de la evidencia necesaria para acreditar dicho cumplimiento ante posibles actuaciones inspectoras o reclamaciones.
Este cambio normativo afecta de lleno a los departamentos de Recursos Humanos y Relaciones Laborales que deberán revisar sus procedimientos de contratación, documentación y gestión de la información laboral.
A continuación, desglosamos en profundidad los pilares del RD 723/2026, sus implicaciones prácticas, los desafíos operativos y la hoja de ruta indispensable para cumplir la nueva normativa con éxito.
Los 5 bloques de información laboral obligatoria
Las nuevas obligaciones información laboral establecidas por el RD 723/2026 amplían de forma considerable el alcance y nivel de la información que las empresas deben facilitar por escrito a las personas trabajadoras. La nueva regulación incorpora nuevos contenidos, incrementa el grado de concreción exigido y refuerza la necesidad de acreditar documentalmente el cumplimiento de estas obligaciones.
En la práctica, ya no basta con contratos o comunicaciones genéricas. La información que debe facilitarse se articula en cinco grandes bloques temáticos obligatorios:
• Condiciones Contractuales: se debe detallar con absoluta precisión la identidad de las partes, el puesto de trabajo, la categoría y/o grupo profesional, el centro de trabajo asignado, la fecha de inicio de la y la duración de la relación, la duración prevista y justificada en el caso de los contratos temporales y las condiciones aplicables al periodo de prueba.
• Retribución: exige un desglose transparente de la estructura retributiva incluyendo el salario base, especificando los complementos salariales por separado, periodicidad de pago y cuando existan, los criterios aplicables de forma clara para los conceptos de carácter variable.
• Tiempo de trabajo: es obligatorio reflejar la jornada laboral anual, la distribución y organización de los turnos y horarios, las reglas relativas a las horas extraordinarias, periodos de descanso y el régimen de vacaciones y los plazos de preaviso en esquemas de distribución irregular de la jornada.
• Políticas y derechos: Se amplía la información que puede resultar relevante para la persona trabajadora, incluyendo el acceso a la formación, convenios colectivos aplicables y la existencia de determinadas políticas empresariales como planes de igualdad, los protocolos vigentes frente al acoso y las medidas específicas de conciliación o de inclusión LGTBI.
• Transparencia: como gran novedad del marco normativo, se incorpora información detallada sobre sistemas de inteligencia artificial o algoritmos cuando estos intervienen de forma directa o indirecta en decisiones laborales. Asimismo, se refuerza la información relativa a la protección social y otros elementos esenciales de la relación laboral
Trazabilidad, plazos y el valor de la evidencia legal
El cumplimiento riguroso de estas nuevas obligaciones legales en contratación laboral exige abandonar de forma definitiva los canales de comunicación informales, verbales o no auditables, ciñéndose estrictamente a tres momentos clave de entrega y conservación de pruebas:
• Información previa al inicio de la actividad: como regla general y de obligado cumplimiento, la información detallada debe facilitarse a la persona trabajadora antes de que comience formalmente la prestación de servicios.
• Comunicación de modificaciones: cuando se produzcan cambios en las condiciones previamente comunicadas que deban ser objeto de información conforme a la norma, la empresa deberá trasladarlos por escrito dentro de los plazos establecidos reglamentariamente.
• Atención a solicitudes de la plantilla vigente: la plantilla actual que ya estiviera vinculada conla empresa, puede solicitar la información ampliada prevista en la normal, disponiendo la empresa de un plazo de 30 días para facilitarla.
Por otra parte, es importante destacar el valor de la evidencia. El uso de canales y medios electrónicos para la distribución de esta documentación no solo está permitido, sino que es altamente recomendable para agilizar la gestión. Sin embargo, la norma especifica que debe quedar constancia fehaciente de la transmisión y de la recepción de los datos. La empresa tiene la obligación legal de conservar la prueba técnica y jurídica de que el empleado accedió de manera efectiva a la información dentro de los plazos fijados por la ley.
¿Cómo impacta en el día a día de RRHH el nuevo Real Decreto?
Coordinar estos nuevos requerimientos de información y transparencia en el día a día implica un enorme desafío organizativo. Obliga a unificar una información que tradicionalmente se encuentra fragmentada entre los datos propios del cliente o empresa y los datos procedentes de los sistemas BPO de nómina:
Datos cliente/empresa >>> Datos BPO Nómina >>> Documento de información Laboral >>> Entrega >>> Trazabilidad y Evidencia
Gestionar este flujo complejo de manera puramente manual para cada nueva alta, contratación temporal o modificación contractual satura por completo al departamento de Recursos Humanos e incrementa de forma drástica el riesgo de incurrir en errores, inconsistencias documentales o dificultades para acreditar el cumplimiento de las obligaciones de información.
Plan de acción: ¿qué debe hacer tu empresa con las nuevas obligaciones legales en contratación laboral?
Para integrar estas nuevas obligaciones legales en contratación laboral con plenas garantías operativas y jurídicas, os recomendamos seguir esta hoja de ruta estructurada en cuatro fases:
• Revisar contratos y documentación laboral. Analizar los modelos contractuales, anexos y documentos de incorporación para verificar que recogen toda la información exigida por la normativa o, en su caso, que existen procedimientos complementarios para facilitarla dentro de los plazos establecidos.
• Revisar la información retributiva. Asegurar el desglose salarial correcto y los posibles elementos variables pueden identificarse y comunicarse de forma clara, coherente y documentada. 3.
• Actualizar políticas, procedimientos internos e IA. Revisar la documentación corporativa relacionada con formación, convenios aplicables, incorporar las especificaciones técnicas y legales sobre el uso de algoritmos.
• Implantar procesos de trazabilidad documental. Establecer flujos de trabajo digitalizados y automatizados que permitan controlar la generación, envío, actualización y conservación de la documentación laboral, para garantizar la entrega puntual y el acuse de recibo verificable.
Aplicación de automatización, externalización y firma digital avanzada
Asumir la adaptación al RD 723/2026 no tiene por qué traducirse en una carga burocrática y administrativa inasumible para las organizaciones.
En Squarepoint te acompañamos a integrar estas nuevas obligaciones legales en contratación laboral combinando consultoría experta, tecnología avanzada y experiencia operativa:
• BPO de nómina y documentación: Facilitamos la integración de la información procedente de RRHH y nómina para simplificar la generación, actualización y distribución de la documentación laboral requerida por la organización.
• Hire & Sign by Squarepoint: nuestra solución especializada y líder en la distribución, gestión y firma digital de documentación de RRHH. Podrás automatizar de principio a fin el envío de las comunicaciones laborales, asegurando en todo momento la trazabilidad completa, la seguridad jurídica y la conservación íntegra de la evidencia digital exigida por la legislación vigente.
La norma ya está plenamente en vigor. Si necesitas optimizar tus procesos de contratación, automatizar la documentación y proteger a tu organización frente a posibles riesgos o sanciones, ponte en contacto con nuestro equipo de consultores especializados.
Yaiza Esteban
Manager BPO de Squarepoint
