La teoría de la evolución de las especies de Charles Darwin nos habla de que solo sobreviven las que se adaptan mejor a su entorno. Llevado al ámbito empresarial, las organizaciones que no solo sobreviven, sino que crecen y evolucionan, son las que están preparadas para adaptarse a entornos cambiantes, mantienen la continuidad del negocio en cualquier circunstancia y son resilientes para reactivarse siempre y en todo momento. Y todo ello lo hacen con rapidez. ¿Cuál es su secreto?
La falta de suministro eléctrico vivida es algo inusual. Aun así, muchos hospitales y grandes empresas cuentan con autogeneradores para poder continuar su actividad sin necesidad de contar con la red pública. Asegurar el suministro eléctrico es un punto clave dentro de sus planes de contingencia y protocolos de actuación, pero ¿qué más factores debemos tener en cuenta? ¿Cómo realizar un plan de contingencia para estar preparados ante situaciones adversas?
Qué es un plan de contingencia
Un plan de contingencia es un conjunto de medidas organizativas, técnicas y humanas cuya finalidad es garantizar la continuidad de la actividad empresarial. Es un plan destinado a superar todo tipo de riesgos, tanto externos como internos, que puedan ver amenazado el negocio. Un buen plan bien diseñado y bien ejecutado ayuda a mitigar los riesgos y a volver a la normalidad lo antes posible. Para elaborarlo, deberemos dar los siguientes pasos:
a) Conocer a la perfección nuestra empresa
Antes de analizar los riesgos y amenazas debemos conocer en profundidad nuestra empresa. Los recursos y procesos empresariales, las relaciones comerciales con socios, proveedores y clientes, participación en instituciones, sedes físicas, cadenas de suministro, presencia en redes, directivos y personal… Cualquier componente de la empresa es susceptible de verse afectado por una crisis.
b) Analizar los posibles riesgos y amenazas
Podemos catalogar los riesgos dependiendo de si son conocidos, potenciales o desconocidos. También podemos etiquetarlos por su gravedad o grado de probabilidad. El primer paso es identificar todas las posibles circunstancias que se pueden dar para luego priorizarlos por su importancia e incidencia en el negocio.
La variedad de riesgos y amenazas puede ser de lo más variopinta. Desde un incendio en una oficina o almacén hasta el fallecimiento del CEO, pasando por un ciberataque o una crisis reputacional en redes sociales. Una caída del valor de las acciones, la pérdida de clientes o un cambio de la normativa vigente… Son solo algunas de las posibles amenazas que pueden poner en riesgo la continuidad del negocio.
c) Desarrollar una estrategia para dar respuesta a cada amenaza
Una vez identificadas todas y cada una de las posibles amenazas se deben diseñar tanto acciones para prevenirlas como iniciativas para solventar la crisis en caso de que realmente ocurra. Siempre se trata de minimizar el impacto de la amenaza en el conjunto de la empresa y para ello hay que implementar una monitorización constante para identificar las posibles alarmas lo antes posible.
d) Implementar el plan y comunicarlo internamente
Con todo lo anterior debemos armar un plan en donde se establezcan los protocolos de actuación acordados en cada caso. El plan no se pone en marcha solo en caso de que una amenaza realmente ocurra, sino que está activo constantemente precisamente para que el potencial riesgo no llegue a ocurrir. Y para que todo el plan funcione correctamente, debe contar con el respaldo de la cúpula directiva, estar coordinado con todas las áreas que se estime oportuno y ser del conocimiento de toda la plantilla.
e) Mejora constante
El plan de contingencia no es un documento estático. Es un documento vivo que se debe actualizar frecuentemente para tener en cuenta todos los posibles cambios que sucedan tanto interna como externamente. Es importante actualizar los nuevos competidores que pueden suponer una amenaza, considerar los cambios de oficinas, almacenes… Nuevos productos y servicios… Todo debe estar siempre actualizado con la información más reciente.
También es importante adaptar el plan según los resultados obtenidos. Si no hemos gestionado de manera óptima una crisis, debemos ser humildes, aceptar que el protocolo establecido no ha sido el correcto y modificarlo teniendo en cuenta lo aprendido.
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Beneficios de contar un plan de contingencia
Lo más habitual es que cuando una empresa sufre una amenaza real y no tiene preparado un plan de contingencia entre en pánico, no sepa reaccionar adecuadamente y tome decisiones precipitadas. Si hemos realizado un plan con los pasos anteriormente mencionados, estaremos mejor preparados para actuar, seremos más ágiles y flexibles y “solo” tendremos que activar los protocolos ya definidos desde la calma y la tranquilidad.
Con todo ello, reduciremos los tiempos de inactividad empresarial después de un incidente, optimizaremos los recursos disponibles, demostraremos a todos nuestros stakeholders que somos una organización confiable y obtendremos una ventaja competitiva ante otros competidores que hayan podido verse afectados por la misma crisis.
Las crisis son oportunidades de crecimiento y un plan de contingencia bien elaborado puede transformar una situación caótica y potencialmente peligrosa en una oportunidad de mejora para toda la organización.
Ahora es tiempo de reflexionar: ¿está mi empresa preparada para hacer frente a todas las amenazas de la realidad actual? Sin miedo, sin prisa, pero sin pausa, es momento de ponerse manos a la obra y prepararse para cualquier contingencia. Porque las crisis no avisan y, cuando llegan, la improvisación no es siempre la mejor garantía de éxito. La prevención y la planificación estratégica se convierten en nuestras mejores aliadas en tiempos de incertidumbre.
Contar con un plan de contingencia no solo es una cuestión de supervivencia empresarial, sino de madurez organizacional. Así, demostramos que estamos comprometidos con nuestros equipos, clientes y socios, que sabemos responder con agilidad y responsabilidad, y que estamos listos para seguir trabajando incluso en los peores escenarios. Las organizaciones que mejor se adaptan no son necesariamente las más grandes o poderosas, sino aquellas que han anticipado los riesgos, han aprendido de cada situación vivida y han transformado la experiencia en capacidad de respuesta.
Un plan de contingencia eficaz es una inversión en el futuro de nuestra empresa. Nos brinda tranquilidad operativa, refuerza nuestra reputación y nos sitúa un paso por delante en un entorno cada vez más volátil y competitivo. No se trata de sembrar miedo, sino de estar preparado para cualquier circunstancia. El momento de actuar no es cuando la crisis ya ha estallado: es ahora.
