La reciente aprobación de la Ley 2/2023 en España, conocida como Ley Whistleblowing, ha establecido la obligación para las empresas con más de 50 empleados y todas las entidades públicas de implementar un sistema interno de información que permita a los trabajadores denunciar posibles vulneraciones del ordenamiento jurídico. Esta ley busca fomentar un entorno laboral transparente y seguro, protegiendo a los informantes y estableciendo sanciones para quienes tomen represalias. Sin embargo, según Whistleblower Software, empresa proveedora de sistemas de denuncia de irregularidades, el 63% de las empresas implementa un canal de denuncia más allá del requisito legal, por diversas razones. En este post, analizaremos los detalles de la ley y las implicaciones para las empresas de canales de denuncia.
La Ley Whistleblowing, en detalle
La Ley 2/2023, vigente desde el 13 de marzo de 2023, transpone la Directiva Whistleblowing de la Unión Europea, aprobada en 2019, y tiene como objetivo combatir la corrupción y promover una cultura de cumplimiento normativo.
- Comunicación de irregularidades: Se establece la obligación de disponer de un sistema interno de información para empresas privadas, partidos políticos, sindicatos, asociaciones empresariales, fundaciones y entidades del sector público. La implementación del sistema debe completarse antes del 13 de junio de 2023, pero se extiende hasta el 1 de diciembre de 2023 para empresas privadas con menos de 250 empleados y municipios con menos de 10.000 habitantes.
- Autoridad Independiente de Protección del Informante: Se crea una Autoridad Independiente encargada de recibir y gestionar las denuncias de irregularidades. Los informantes pueden presentar los detalles de las conductas u omisiones directamente a esta autoridad o a través del canal interno de la empresa.
- Medidas de protección: La ley garantiza protección contra represalias para quienes informen sobre infracciones. Se aplican medidas de protección y confidencialidad a empleados públicos, trabajadores por cuenta ajena, autónomos, accionistas, miembros de órganos de administración, contratistas, subcontratistas, proveedores, voluntarios, becarios, personas en períodos de formación y representantes legales de los trabajadores.
- Régimen sancionador: Las infracciones se clasifican como leves, graves o muy graves, y pueden ser sancionadas con multas que varían según la persona física o jurídica responsable. Las sanciones pueden incluir amonestaciones públicas, prohibiciones de obtener subvenciones o beneficios fiscales, y prohibiciones de contratar con el sector público. Incluso sanciones económicas de hasta un millón de euros para quienes tomen represalias contra los denunciantes de corrupción. Es importante tener en cuenta que las infracciones prescriben en diferentes plazos según su gravedad, y las sanciones también tienen plazos de prescripción.
Más allá de cumplimiento legal
La implementación de estos canales de denuncia no se limita únicamente al cumplimiento legal. Según Whistleblower Software, el 63% de las empresas adopta estos sistemas por motivos adicionales. Algunas de las razones citadas son:
- Cultura abierta y retención de empleados: Las empresas buscan fomentar una cultura de transparencia y confianza, lo que contribuye a fortalecer la moral y retener a los empleados. Un canal de denuncias fomenta, de esta manera, la retención del talento y el orgullo de pertenencia.
- Obtención de información valiosa: Los canales de denuncia permiten a las empresas obtener información que de otra manera quedaría oculta para los altos cargos. Esto les ayuda a mejorar la eficacia y prevenir posibles irregularidades.
- Inclusión en el código de conducta interno: Algunas empresas ya incluían la denuncia de irregularidades en su código de conducta interno, pero solo contaban con opciones como correo electrónico o líneas telefónicas. La implementación de un canal formal mejora el proceso de denuncia.
- Requisitos de colaboración con clientes: Algunas empresas implementan estos canales para cumplir con los requisitos de colaboración de clientes que tienen políticas de cumplimiento estrictas.
Álvaro Blanco, country manager de Whistleblower Software en España, afirma: «El mercado del whistleblower se ha convertido en un propósito muy claro para las entidades, que deja de lado las implicaciones legales para convertirse en una buena práctica corporativa«.
Por su parte, Jeannell Alfau, gerente de Écija, un bufete de abogados que colabora con Whistleblower Software, destaca la importancia de implementar procedimientos detallados para gestionar las comunicaciones entrantes y comunicarlas correctamente a los empleados. Alfau comenta: «Cuanto más acompañamos a las organizaciones en la definición e implantación de sus canales de denuncia, más observamos cómo empiezan a dejar de lado la percepción negativa equivocada de estos sistemas y aprecian el valor añadido interno que han supuesto, el fortalecimiento de una cultura de denuncia y el papel fundamental que juegan en la gestión de los riesgos asociados al cumplimiento normativo».
Según Whistleblower Software, el 53% de los casos de fraude empresarial son denunciados por los empleados y el 40% de las tramas de fraude se detectan en una fase temprana. Estos datos refuerzan la importancia de contar con canales de denuncia efectivos y seguros ya que esta ley busca promover un entorno laboral transparente y seguro, alentando a los trabajadores a denunciar posibles violaciones de la legislación laboral y estableciendo medidas de protección y sanciones para garantizar el cumplimiento.
Software de gestión de denuncias
La ley establece la necesidad de utilizar software de gestión de denuncias para mantener el contacto anónimo con los denunciantes. El canal de denuncias debe ser accesible desde la página web de la empresa, incluyendo el protocolo de funcionamiento. También debe estar abierto a empleados, clientes, proveedores y terceros que deseen informar sobre cualquier ilícito. Ante el aumento esperado de denuncias, la ley permite la gestión externa del canal por parte de empresas especializadas para cumplir con los plazos y requisitos estrictos, así como garantizar la independencia en las investigaciones. Esto implicará más trabajo para los departamentos de cumplimiento normativo y asesoría jurídica de las empresas.
El buen software de denuncia tiene que permitir la transparencia para el denunciante, contar un sistema de cifrado de extremo a extremo para cumplir con la RGPD y la seguridad informática, permitir la denuncia confidencial y anónima para proteger la identidad de los denunciantes y, además, permitir escalabilidad y flexibilidad. Más información en este webinar con nuestro partner Whistleblower Software.
