Curiosamente, son dos momentos que permanecen en nuestra memoria profesional durante muchos años, independientemente del tiempo que hayamos pasado en aquella organización.
Hace unos días, conversando sobre la transformación digital de los departamentos de Recursos Humanos, reflexionábamos sobre cómo estamos gestionando estos dos momentos tan importantes en la vida profesional de las personas, usando terminología anglosajona: el Onboarding y el Offboarding; es decir, cómo recibimos y cómo despedimos a quienes forman parte de nuestros proyectos empresariales.
Dos procesos aparentemente administrativos que, en realidad, dicen muchísimo sobre nuestra Cultura Corporativa y nuestro modelo de Liderazgo.
La primera impresión cuenta. Y mucho.
Imaginad que después de varias entrevistas, conversaciones y negociaciones, finalmente aceptáis incorporaros a una nueva empresa.
Ilusión, expectativas, algún que otro miedo (aunque hay que ir “sin miedo”, lo cierto es que los hay) y muchas ganas de empezar.
Llega el primer día y, después de superar el control de acceso, alguien os acompaña hasta una mesa donde os espera un ordenador, unas cuantas instrucciones y una colección de documentos para firmar.
Con un poco de suerte vuestro responsable aparece para saludaros, “Bienvenido al equipo. ¡Qué emoción!”; aunque tiene la agenda complicada y os propone hablar tranquilamente la semana siguiente.
Puede parecer exagerado, pero estoy convencido de que muchos habéis vivido situaciones parecidas.
El Onboarding no consiste únicamente en entregar un ordenador, activar un usuario, firmar un contrato y explicar dónde está la máquina del café.
Consiste en conseguir que una persona que acaba de apostar por nuestro proyecto sienta, desde el primer momento, que ha tomado una buena decisión. Y esto requiere algo más que procedimientos.
Requiere tiempo, atención, acompañamiento y, sobre todo, interés genuino por las PERSONAS.
Digitalizar sin dejar de humanizar.
Afortunadamente, la tecnología nos ofrece hoy excelentes soluciones para simplificar toda la gestión administrativa asociada a las incorporaciones y salidas de profesionales.
Herramientas como nuestra plataforma Hire & Sign by Squarepoint permiten automatizar la preparación, envío y firma electrónica de documentación laboral, aportando agilidad, seguridad y trazabilidad a procesos que tradicionalmente consumían muchísimas horas de trabajo administrativo.
Y esto tiene un valor enorme, porque cuanto menos tiempo dediquemos a perseguir firmas, imprimir documentos o comprobar expedientes, más tiempo podremos dedicar a acompañar a las personas. Recordemos, que es la tecnología la que está al servicio de las personas, no a la inversa.
Digitalizar los procesos de RR.HH. es necesario, imprescindible diría, pero no confundamos la digitalización administrativa con la cultura corporativa, la huella digital con la huella cultural.
Todos hemos sentido ambas huellas cuando nos hemos incorporado a un nuevo proyecto empresarial, y la segunda es muchísimo más importante que la primera. Podemos tener el mejor software del mercado, y sin embargo seguir ofreciendo una experiencia de incorporación absolutamente mediocre.
La tecnología resuelve procesos. Las personas construimos relaciones.
Y cuando se apagan las Luces, llega el otro momento, el otro extremo del viaje.
Después de unos años compartiendo proyectos, objetivos, éxitos, errores, cafés y alguna que otra reunión interminable, llega el momento de despedirse.
Por decisión propia, por jubilación, por reorganización empresarial o simplemente porque los caminos profesionales toman direcciones diferentes.
Y aquí es donde considero que muchas organizaciones todavía tienen bastante recorrido.
He conocido empresas que invierten cantidades importantes de dinero en atraer talento, desarrollar su marca empleadora y construir magníficas experiencias de bienvenida, pero cuando alguien anuncia que se marcha, parece que de repente ha dejado de existir. Se desactiva el correo, se recupera el ordenador, se firma la documentación correspondiente y hasta luego Lucas.
En ocasiones, incluso con cierta sensación de que quien decide marcharse ha cometido una especie de traición corporativa, curiosa manera de entender el Liderazgo Humano, por cierto. Las personas no pertenecen a las empresas, ni viceversa. Las personas deciden dedicar una parte de su trayectoria profesional a un proyecto empresarial, aportando conocimientos, experiencia, esfuerzo y compromiso. Las empresas acogen a profesionales para recorrer una trayectoria, para generar valor a los clientes, a los accionistas, a la sociedad para crecer conjuntamente.
Y cuando esa etapa termina, lo razonable sería despedirlas con el mismo respeto con el que las recibimos, incluso cuando la separación no se produce en las mejores circunstancias.
Cómo entramos y cómo salimos define quiénes somos.
Creo que hay tres aspectos fundamentales que deberíamos incorporar a nuestra cultura organizativa.
El primero, personalizar la experiencia. No todas las personas llegan con las mismas expectativas ni se marchan por los mismos motivos. Escuchar, acompañar y entender cada situación es fundamental. No deberíamos convertir momentos importantes en simples procedimientos.
El segundo, involucrar al liderazgo. El departamento de Recursos Humanos o de Gestión de Personas puede diseñar excelentes procesos, pero quienes lideran los equipos tienen una responsabilidad directa en cómo se recibe y se despide a las personas. La bienvenida no puede delegarse en un correo automático ni la despedida limitarse a una entrevista administrativa.
Y el tercero, mantener las relaciones. Quien hoy abandona nuestra organización puede convertirse mañana en cliente, proveedor, colaborador o incluso volver a incorporarse al proyecto. Las relaciones profesionales no deberían tener fecha de caducidad.
Siempre he pensado que rodearse de buenos profesionales y buena gente es una de las mejores inversiones que podemos realizar a lo largo de nuestra trayectoria. Y esto también incluye a quienes ya no trabajan con nosotros.
Personas, antes y después.
Las organizaciones necesitan procesos eficientes, herramientas tecnológicas y modelos de gestión que permitan crecer de manera sostenible. Pero no olvidemos, que detrás de cada alta hay una persona que llega cargada de ilusión y detrás de cada baja, hay alguien que cierra una etapa de su vida.
Humanizar el Onboarding y el Offboarding no significa complicar los procesos ni convertir las empresas en parques temáticos de la felicidad. Significa combinar la eficiencia tecnológica con algo tan básico como el respeto, la empatía, la comunicación y el agradecimiento.
Nuestra Cultura Corporativa no se demuestra en las presentaciones de PowerPoint ni en los mensajes que colgamos en la pared, se demuestra en cómo tratamos a las personas, especialmente cuando llegan y cuando se marchan.
La tecnología puede gestionar perfectamente un HOLA y un ADIÓS. Conseguir que ambos dejen un buen recuerdo, sigue siendo responsabilidad nuestra.
Josep Aragonés Ros
CEO de Squarepoint
